Candidate Experience

So gestalten Sie den optimalen

Bewerbungsprozess

Eine perfekte Candidate Experience für junge Nachwuchskräfte zu gestalten, birgt für Unternehmen zahlreiche Stolpersteine – insbesondere in Hinblick auf die Digitalisierung und den Fachkräftemangel. Die Zeiten von traditionellen Anschreiben und Papierbewerbungen sind vorbei. Die klassische Hierarchie im Bewerbungsprozess wird aufgebrochen: Unternehmen bewerben sich bei der Generation der Digital Natives – nicht umgekehrt. Deshalb sollten Unternehmen sich um die Gestaltung einer nachhaltig positiven Candidate Experience bemühen. Doch wie sieht ein idealer Bewerbungsprozess aus? Worauf achten Kandidaten bei einer Bewerbung? Worauf legen sie besonders viel Wert und was bedeutet das für Sie als Unternehmen?

Am Anfang einer jeden Bewerbung steht die Jobsuche der Kandidaten. Im Kampf um qualifizierte Fachkräfte müssen Sie als Unternehmen auf sich aufmerksam machen – sei es auf Online-Plattformen, Messen oder Karriere-Netzwerken. Besonders wichtig für die Generation der Millennials ist inzwischen die Jobsuche über mobile Endgeräte: 60% der unter 30-Jährigen suchen mobil nach ihrer nächsten Beschäftigung. Für einen idealen Start der Candidate Experience sollten Sie Ihre Stellenanzeigen für mobile Endgeräte optimieren. Die informative und eindeutige Formulierung des Aufgabengebiets und der Position stehen an erster Stelle Ihrer Ausschreibung, denn Jobsuchende wünschen sich Klarheit bei den erwarteten Qualifikationen und Verantwortlichkeiten. Versuchen Sie, diese möglichst spannend und reizvoll zu formulieren. Einblicke in die Firmenphilosophie bzw. die Unternehmenskultur machen die angebotene Stelle und somit Ihr Unternehmen interessant und sprechen bestenfalls die Emotionen des Interessenten an. Gibt es beispielsweise regelmäßige Team-Events? Wie familienfreundlich ist Ihr Unternehmen? Wie sieht der künftige Arbeitsplatz des neuen Mitarbeiters aus? Bleiben Sie jedoch authentisch – verschönte Imagevideos etwa könnten falsche Erwartungen wecken.

Der erste Schritt ist gemacht. Der Kandidat ist auf Ihre Ausschreibung aufmerksam geworden und interessiert sich für Ihr Unternehmen. Was kann einer Bewerbung nun noch im Wege stehen? So einiges! Schlechte Bewertungen des Arbeitsgebers auf Plattformen wie kununu.com oder glassdoor.de, können Interessierte ebenso davon abhalten wie ein umständlicher Prozess und großer Bewerbungsaufwand. Namentlich genannte Ansprechpartner sind existenziell, denn dem Bewerber sollte stets klar sein, an wen er mögliche Rückfragen richten kann.
Favorit bei Jobsuchenden ist das Versenden der Unterlagen via E-Mail. Die Bewerbung über mobile Endgeräte sowie One-Click-Bewerbungen, die es ermöglichen schnell und einfach das eigene Profil via Karriere-Netzwerk direkt an den Arbeitgeber zu übermitteln, werden immer beliebter. Das klassische Anschreiben zählt zu den unbeliebtesten Dokumenten – warum daher nicht als Personalabteilung darauf verzichten und neue Wege gehen? Bieten Sie Bewerbern beispielsweise die Möglichkeit, sich auch per Video-Botschaft oder persönlicher Website bewerben zu können. Eine zu hohe Anzahl zeitraubender Eingabemasken bei Online-Formularen oder die fehlende Übersichtlichkeit Ihrer Karriere-Seite können ebenfalls abschreckend wirken. Wie letztere bestenfalls aufgebaut sein sollte, können Sie hier nachlesen. Nach Erhalt einer Bewerbung sollten Sie dem potentiellen Mitarbeiter binnen 24 Stunden eine personalisierte Eingangsbestätigung zukommen lassen. Aus Bewerbersicht wäre es wünschenswert, wenn dabei ebenfalls ein möglichst genauer Zeitraum für den nächsten Kontakt genannt wird. Der nun folgende Austausch mit dem Bewerber prägt dessen Candidate Experience entscheidend. Achten Sie darauf, zu lange Wartezeiten zu vermeiden und die Bewerber in möglichst kurzen Abständen über den Fortgang des Bewerbungsprozesses zu informieren.

Nachdem die erste Vorauswahl Ihrerseits getroffen wurde, lernen die Kandidaten Sie nun kennen. Lockern Sie beim ersten persönlichen Kennenlernen die Situation etwas auf um dem Bewerber die Nervosität zu nehmen und eine offene Gesprächsatmosphäre zu schaffen, in welcher sich Ihr Gegenüber möglichst natürlich vorstellen kann. Drei bis fünf Minuten Smalltalk zu Beginn helfen dabei. Auch die Sitzordnung kann ausschlaggebend sein: Vermeiden Sie „mündliche Prüfungssituationen“ und nehmen stattdessen beispielsweise an einem runden Tisch oder über Eck Platz. Studien zufolge können Sie bei Bewerbern auch punkten, wenn sie das künftige Arbeitsumfeld, genauer gesagt das Team, bereits im Rahmen des Vorstellungsgesprächs kennenlernen. Die erlebte Wertschätzung, Aufmerksamkeit und eine angenehme Atmosphäre sollten die Basis für sämtliche Kommunikation während des Bewerbungsprozesses bilden.
Für die Generation der Millennials ist eine ausgeglichene Work-Life-Balance sehr wichtig. Seien Sie daher auf Rückfragen zu Themen wie flexiblem Arbeiten, individuellen Fortbildungsmöglichkeiten oder Aufstiegschancen vorbereitet. Standardfragen Ihrerseits – nach Stärken und Schwächen etwa – sollten umgangen werden. Versuchen Sie auf den Kandidaten zugeschnittene, spezifische Fragen zu stellen um dessen Persönlichkeit und Kompetenzen möglichst gut kennenzulernen.

Es ist geschafft! Sie haben den richtigen Kandidaten für Ihre Stelle gefunden. Bitte bedenken Sie bei einer beidseitigen Zusage, dass die Candidate Experience damit noch nicht endet und sorgen Sie für einen zeitnahen Fortschritt, z.B. durch die rasche Zusendung des Arbeitsvertrags. Bei den leider unvermeidbaren Absagen sollten Sie möglichst sensibel vorgehen, denn auch abgelehnte Kandidaten stellen wichtige Multiplikatoren für Ihr Unternehmen dar.

Onboarding
Zu einem gelungenen Abschluss des Bewerbungsprozesses gehört auch das anschließende Onboarding und die Integration des neuen Mitarbeiters. Heißen Sie den neuen Kollegen in Ihrem Team willkommen und haben Sie ein offenes Ohr für dessen Fragen. Hierbei können Sie auch einen erfahrenen Mitarbeiter als Mentor für den Neuling heranziehen. Um die Bindung zum Unternehmen zu stärken und die Motivation zu fördern ist ein ständiger Dialog in den ersten Wochen besonders wichtig.

Absage
Eine Absage sollte möglichst zeitnah erfolgen und gängige, nichtssagende Floskeln wie „Wir teilen Ihnen leider mit, dass Sie bei der Besetzung der Stelle nicht berücksichtigt werden konnten“ möglichst vermieden werden. Denn Ihr Image kann von einer negativen Candidate Experience auch Schaden nehmen. Stattdessen ist es empfehlenswert, dem Bewerber Ihre Situation und die Gründe für die Absage so offen wie möglich mitzuteilen. Erklären Sie, dass es auf Grund des großen Interesses nicht möglich ist, mit jedem Bewerber persönlich im Rahmen eines Gesprächs in Kontakt zu treten. Andere Bewerber haben gegebenenfalls eine höhere Passgenauigkeit ihrer Qualifikation in Bezug zu Ihrem Anforderungsprofil.
Kandidaten, die sich in der engeren Auswahl befunden haben und zu einem Vorstellungsgespräch eingeladen wurden, sollten eine etwas spezifischere Absage erhalten. Ihnen können Sie beispielsweise auch ein persönliches Feedbackgespräch anbieten. Ebenfalls können Sie nachfragen, ob der Kandidat oder die Kandidatin im Talentpool gespeichert werden darf um somit bei künftigen Ausschreibungen berücksichtigt zu werden.