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Das perfekte Onboarding

In Krisenzeiten scheint das Thema Onboarding keine hohe Priorität zu haben – dabei zeigen neue Zahlen, dass jetzt schon 45 % der Unternehmen spürbar weniger Bewerbungen erhalten haben. Der Wettstreit um Talente wird deswegen spätestens nach der Krise noch einmal deutlich anziehen. Daher sollten Sie auch jetzt das Recruiting nicht vergessen und die etwas ruhigere Zeit sogar nutzen, um Essentials wie das Onboarding in Ihrem Unternehmen zu perfektionieren.

Eine Definition für den Begriff Onboarding zu finden, ist nicht leicht, da er je nach Kontext verschiedene Dinge bezeichnen kann. Einfach gesprochen kann man jedoch sagen: neue Mitarbeiter*innen werden im wahrsten Sinne des Wortes „an Bord geholt“. Dabei spielen eine systematische Einarbeitung und die direkte Integration ins neue Team eine besonders wichtige Rolle. Die Einarbeitung hat dabei den höchsten Stellenwert: Einführung in fachliche Aufgaben, ein vertiefender Einblick in die Unternehmensziele und -Werte sowie -Philosophie und die soziale Integration. Die Frage „Was ist Onboarding?“ wäre damit also theoretisch geklärt. Doch so einfach, wie es klingt, ist es nicht. Allzu oft wird der Onboarding Prozess unterschätzt, weil bei der Einführung neuer Mitarbeiter*innen mehr als nur ein wichtiger Schritt vergessen wird.

Onboarding hat viele wichtige Funktionen: gut aufbereitet sorgt der Prozess dafür, dass neue Mitarbeiter*innen sich von Beginn an integrieren und mit Unternehmensvorstellungen und -werten identifizieren und sich so eng an das Unternehmen binden. Wer diese Chance als Arbeitgeber nicht nutzt, läuft Gefahr, mühsam angeworbene Talente bereits während der Probezeit wieder zu verlieren. Immer noch viel zu häufig verbreitet ist die Annahme, es seien die Arbeitnehmer*innen, die sich in der Probezeit beweisen müssten. Dass auch die Unternehmen selbst etwas dafür tun müssen, neugewonnene Mitarbeiter*innen zu halten, wird oft übersehen. Dabei beginnt die Mitarbeiterzufriedenheit an genau diesem Punkt. Denn nichts gibt einen besseren ersten Einblick in das Unternehmen als die Art und Weise, wie neue Mitarbeiter empfangen werden. Beim Onboarding zeigt sich für die neuen Mitarbeiter*innen zum ersten Mal, ob der gewählte Arbeitgeber geplant und strukturiert arbeitet, ob interne Prozesse reibungslos ablaufen und inwiefern das Team wertschätzt wird. Wer einen guten ersten Eindruck hinterlassen will, folgt deshalb beim Onboarding den folgenden Schritten:

Phase 1

Die Vorbereitungsphase beginnt, sobald der Arbeitsvertrag unterzeichnet ist. Denn organisatorische Aufgaben wie die Einrichtung des Arbeitsplatzes oder die Erstellung von Mitarbeiterausweisen benötigen Zeit. Ebenfalls vorab sollte eine Agenda für die ersten Tage im Unternehmen aufgesetzt werden. Hier gilt es, Absprachen zu treffen: Wer übernimmt wann die Einarbeitung in bestimmte Aufgaben, Kundenvorstellungen und Sicherheitsschulungen? Ein Einarbeitungsplan hilft hier beiden Seiten, alle wichtigen Termine im Blick zu behalten. Auch weiterführende Informationen zum Unternehmen mit seinen Strukturen sowie Informationen zum Einlesen in bestimmte Themengebiete zeigen, dass der Arbeitgeber unterstützen und den Start erleichtern möchte. Aber Achtung: wenn nicht anders abgesprochen, sollte man neue Mitarbeiter*innen nicht schon vor Arbeitsbeginn mit konkreten Aufgaben behelligen. Liegt zwischen Vertragsunterzeichnung und Arbeitsbeginn eine größere Zeitspanne, darf nicht vergessen werden, zwischendurch mit den neuen Mitarbeiter*innen in Kontakt zu bleiben. Finden beispielsweise Teamevents statt, sollte auch an die neuen Kollegen gedacht werden. Vor dem ersten Arbeitstag schließlich bündelt eine zusammenfassende E-Mail alle wichtigen Informationen zu Arbeitsbeginn, Ansprechpartner und Co. Hier ist auch Platz, um noch einmal auszudrücken, dass man sich über den Neuzugang im Team freut. Ebenso wie freundliche Worte ist auch ein kleines Willkommensgeschenk eine schöne Geste, um direkt für eine emotionale Bindung zu sorgen. Kleine Aufmerksamkeiten wie ein geschmückter Schreibtisch erscheinen manchem CEO albern, meine Praxis zeigt aber immer wieder: Mitarbeiter schätzen genau solche Gesten, weil sie zeigen, dass tatsächlich jemand an sie denkt. Eine selbstständige und aktive HR leistet exakt an diesen Punkten das entscheidende „Mehr“ in der Mitarbeiterbindung.

Phase 2

Die zweite Phase startet mit dem ersten Arbeitstag. Die sogenannte Orientierungsphase umfasst die ersten Tage oder Wochen im Unternehmen. Es geht für Arbeitnehmer*innen vor allem darum, sich im Unternehmen und in ihren Aufgaben zurechtzufinden. Dabei helfen können Paten, die nicht nur für direkte Onboarding-Fragen zur Verfügung stehen, sondern auch dafür sorgen, dass sich neue Mitarbeiter*innen gut aufgehoben fühlen. Dazu gehört beispielweise auch der Unternehmensrundgang, um Kolleg*innen vorzustellen oder das gemeinsame Mittagessen, um das ganze Team besser kennenzulernen. Vor allem in den ersten Wochen sollten Sie dabei als Chef nicht auf die Uhr schauen. Ob sich neue Mitarbeiter an Deadlines halten und fleißig sind, zeigt sich nicht bei streng geführten Pausenphasen in der Anfangszeit.

Paten können dabei auch ein Auge auf den Einarbeitungsplan haben. Wann stellen sich einzelne Abteilungen vor? Wann erfolgt die Einführung in spezifische Prozesse, Arbeitsweisen und erste Projekte? Sind alle Formalitäten geklärt, alle Dokumente vollständig? Auch die Technik sollte im Blick behalten werden, denn oft gibt es spezielle Tools wie CRM-Systeme, die vorgestellt werden müssen. Zu den wichtigsten Dingen bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter gehört darüber hinaus ein tiefergehendes Gespräch mit der bzw. dem Vorgesetzten. Hier sollten Anforderungen und gegenseitige Erwartungen besprochen werden. Das hilft bei späteren Feedbackgesprächen, die zuerst regelmäßig, im Laufe der Zeit in immer größeren Abständen angesetzt werden sollten. Indem sie Eindrücke abfragen und schauen, ob sich die neuen Mitarbeiter*innen gut einleben oder es fachliche Probleme gibt, können Unternehmen frühzeitig herausfinden, wie die Einarbeitungsphase verläuft.

Phase 3

In der letzten Phase, der so genannten Integrationsphase, stehen übergreifende Themen und Aufgaben des Onboardings im Mittelpunkt. Die ersten Wochen sind vergangen, der bzw. die neue Mitarbeiter*in arbeitet eigenständiger, hat vielleicht sogar erste eigene Projekte übernommen. Auch zu diesem Zeitpunkt sollten Vorgesetzte noch einmal aktuelle Eindrücke abfragen. Was hat sich seit dem letzten Gespräch getan? Fühlt er bzw. sie sich gut integriert? Gibt es fachliches Feedback zu Themen und Prozessabläufen? Wie sieht es mit notwendigen Weiterbildungen aus? Hier steht nicht die Kontrollfunktion im Fokus, sondern der Mensch selbst. Denn es geht darum, als Unternehmen zu zeigen, dass man sich Kritik und Anmerkungen zu Herzen und Arbeitnehmer*innen mit ihren Sorgen und Ängsten ernst nimmt. Funktionierende Feedbackschleifen sollten gerade bei neuen Mitarbeitern keine lästige Aufgabe für Sie sein. Ehrliches Feedback von neuen Augen ist Gold wert. Hören sie tatsächlich zu. Häufig zeigen sich durch neue Mitarbeiter Herausforderungen im Unternehmen, die alteingesessene Mitarbeiter schon gar nicht mehr sehen können.

Die Dauer der Einarbeitung neuer Mitarbeiter*innen variiert je nach Unternehmen und Komplexität der Aufgaben. Die Phasen der Einarbeitung sollten sich jedoch über den Zeitraum der Probezeit erstrecken, also ungefähr 6 Monate umfassen. Damit Unternehmen neue Mitarbeiter*innen erfolgreich einarbeiten können, stehen mittlerweile verschiedenste Tools zur Verfügung. Onboarding Software hilft dabei, den Prozess der Einarbeitung zu digitalisieren. Welche Aufgaben kosten beim Onboarding am meisten Zeit, welche davon können automatisiert werden? Mit der richtigen Software lassen sich verschiedene Funktionen zentral bündeln: Übersichten und Listen, Terminkalender mit Erinnerungen und Willkommensseiten, die einen Überblick über alle wichtigen ersten Aufgaben geben. Für Einarbeitungspläne und Checklisten stehen digitale Muster bereit, die individuell anpassbar sind. Viele Softwareanbieter stellen zusätzlich Onboarding Apps zur Verfügung, mit der die genannten Funktionen auch mobil abrufbar sind. Wer nicht auf Software setzten möchte, kann alle wichtigen Informationen alternativ auch in einer Onboarding Mappe unterbringen. Wichtig ist vor allem, dass alle Informationen an einem Ort zu finden sind.

Funktionierende Technik, eine einwandfreie Organisation, eine fachlich fundierte Einarbeitung und die gelungene Integration ins Team – zum richtigen Onboarding gehört viel Vorbereitung und Sorgfalt. Wer sich jedoch an vorgegebene Schritte hält und kleine Hilfen wie Checklisten und Co. nutzt, kann den Prozess gemeinsam mit seiner neuen Arbeitskraft erfolgreich durchlaufen. Wer Aufwand und Mühen nicht scheut, wird mit neuen Mitarbeiter*innen belohnt, die engagiert und motiviert sind – und die dank des gelungenen Einstiegs schneller einsatzbereit sind und eine erhöhte Produktivität an den Tag legen. Beim Onboarding gilt wie in vielen anderen Disziplinen der HR: ein kleiner Aufwand bringt großartige Erträge. Motivierte neue Mitarbeiter amortisieren sich schon nach wenigen Wochen selbst.